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Steuertipps für Pflege­kräfte in Zeitarbeit: Verpflegungs­mehr­aufwand (VMA) von der Einkommens­steuer absetzen – so holst Du Dir Deine Essens­kosten zurück

Oliver Haas
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Die Arbeit in der Pflege ist anstrengend und erfordert viel Energie. Egal ob Mittagspause oder Mitternachtssnack in der Nachtschicht – Pflegekräfte müssen Kraft tanken. Doch wenn die Krankenhauskantine nicht viel hergibt oder neben Freizeit und Schichtarbeit mal keine Zeit für die Essensvorbereitung bleibt, kann das auswärts gekaufte Essen schnell zum Kostenfaktor werden.

Pflegefachkräfte in Zeitarbeit können sich allerdings unter gewissen Voraussetzungen ihre Verpflegungskosten über die Einkommenssteuer zurückholen – mit dem sog. Verpflegungsmehraufwand. Welche Voraussetzungen das sind, erklären die Steuerberater Peter Lippert und Mira Link von der Steuerberatungsgesellschaft Becker, Zeiler & Partner.

Verpflegungsmehraufwand (VMA) – was ist das?

Gesetzlich ist der VMA einfach definiert: „Der VMA bezeichnet Kosten, die für eine Person entstehen, wenn sie sich beruflich außerhalb der eigenen Wohnung sowie nicht an der ersten Tätigkeitsstätte aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause versorgen kann”, zitiert Peter Lippert und fügt hinzu: „Deswegen Verpflegungsmehraufwand, weil die Kosten außer Haus einfach höher sind. Diese können mit pauschalen Beträgen als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung geltend gemacht werden.”

Ob man den VMA als Pflegekraft in Zeitarbeit geltend machen kann und wie hoch die Pauschalbeträge letztendlich ausfallen, hängt von zwei entscheidenden Faktoren ab. Hat man eine erste Tätigkeitsstätte und wie lange ist man von ihr beziehungsweise von zu Hause entfernt, also auswärts tätig?

Ermittlung der ersten Tätigkeitsstätte

Grundsätzlich ist die erste Arbeitsstätte jene, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist, erläutert Lippert. „Ist er nur vorübergehend einer Tätigkeitsstätte zugeordnet, handelt es sich dort um keine erste Tätigkeitsstätte.” Dieser Zusatz betrifft in der Regel Pflegekräfte in Zeitarbeit, die immer wieder die Einrichtung oder den Einsatzort wechseln.

Pflegekräfte in Zeitarbeit können nur dann einer Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet werden, wenn sie von der Zeitarbeitsfirma nur dort für ein einzelnes Projekt angestellt wurden, wenn der Einsatz an derselben Tätigkeitsstätte über 48 Monate dauert oder sie laut Arbeitsvertrag „bis auf Weiteres” einer Tätigkeitsstätte zugeordnet werden.

Sollte die Pflegekraft in Zeitarbeit jedoch regelmäßig den Einsatzort wechseln und nichts von den drei genannten Optionen zutreffen sowie keine mündliche oder schriftliche Vereinbarung mit der Zeitarbeitsfirma getroffen worden sein, die eine erste Tätigkeitsstätte festlegt, hat der betroffene Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte. Dann kann die Pflegefachkraft den Verpflegungsmehraufwand unter folgenden Bedingungen täglich während der verschiedenen Einsätze geltend machen.

VMA-Pauschalbetrag – so viel Geld können sich Pflegekräfte über die Steuer zurückholen

Entscheidend für die Höhe des Pauschalbetrags, den Pflegefachkräfte als VMA geltend machen können, hängt von der Dauer der auswärtigen Tätigkeit ab. „Für jeden Tag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung mehr als acht Stunden außerhalb seiner Wohnung und nicht an der ersten Tätigkeitsstätte arbeitet, werden 14 Euro VMA gewährt”, fasst Mira Link den Mindestsatz zusammen.

Zu den acht Stunden werden sowohl der Anfahrtsweg zum Einsatzort als auch die Pausenzeit mit einbezogen. Das kommt vor allem Pflegekräften in Zeitarbeit zugute, die wie etwa bei baloop nur eine 35 Stunden Woche in Vollzeit haben, dafür aber auch mal einen längeren Fahrtweg zum Einsatzort zurücklegen müssen.

Auch für Nachtschichten können Pflegekräfte den VMA geltend machen, erklärt die Steuerberaterin: „Beginnt die Arbeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Tag – ohne Übernachtung – werden die 14 Euro für den Tag erstattet, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als acht Stunden geleistet hat.”

Doch was ist mit den Pflegefachkräften in der Zeitarbeit, die wie bei baloop in einem sogenannten Work and Travel Modell arbeiten können und dadurch die Möglichkeit haben, in mehreren Regionen Deutschlands eingesetzt zu werden? In diesem Fall ist der Fahrtweg von zu Hause zu weit, weshalb baloop für jene eine kostenlose Unterkunft bereitstellt.

Verpflegungsmehraufwand für langfristige Arbeitseinsätze

„Wenn die Unterkunft am Beschäftigungsort liegt, weil sie dadurch näher an der Einsatzstätte ist, gilt der Einsatz als vollumfängliche Auswärtstätigkeittätigkeit, bis man wieder am ersten Wohnsitz ist. Das zuhause bleibt dort, wo der erste Wohnsitz ist und sich der Lebensmittelpunkt befindet. Sprich, die Tage, die man weg ist, gelten als 24-stündige Abwesenheit und die Fahrttage dorthin oder wenn man für die freien Tage nach Hause fährt, sind Reisetage”, sagt Steuerberater Lippert.

In diesem Fall fällt der VMA deutlich höher aus, da die Abwesenheit von zuhause um einiges länger ist. „Für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, kann er 28 Euro als Vergnügungspauschale geltend machen. Sollte der Arbeitnehmer für die Ausübung der auswärtigen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung übernachten müssen, gibt es am An- und Abreisetag jeweils 14 Euro zurück”, zählt Maria Link auf.  

Einen Haken gibt es jedoch. „Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendung von der Steuer ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen auswärtigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Ab dem vierten Monat gibt es keine Möglichkeit mehr, den Verpflegungsmehraufwand abzusetzen”, macht die Steuerberaterin deutlich. Erst ab dem Zeitpunkt, wenn die Zeitarbeitskraft an einer anderen Einrichtung eingesetzt wird, kann der VMA wieder für weitere drei Monate geltend gemacht werden.

Kann man den VMA trotz Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber steuerlich absetzen?

Um den VMA von der Steuer absetzen zu können, muss die auswärtige Tätigkeit natürlich beruflich bedingt und vom Arbeitgeber angeordnet werden. Manche Arbeitgeber bieten auch von sich aus Verpflegungspauschalen für ihre Mitarbeitenden, wenn sich diese in einem Außeneinsatz befinden. Verpflichtend ist das jedoch nicht. Sollte der Arbeitgeber die Verpflegungskosten übernehmen oder eine eigene Verpflegungspauschale bereitstellen, können die Arbeitnehmer natürlich nicht mehr den vollen Verpflegungsmehraufwand von der Einkommenssteuer absetzen, machen die beiden Steuerberater deutlich. Sollte der vom Arbeitgeber ausgezahlte Betrag unter der VMA-Pauschale liegen, könne die Differenz zwischen dem Pauschalbetrag und der Verpflegungskostenübernahme durch den Arbeitgeber jedoch abgesetzt werden, fügt Peter Lippert hinzu.

Um den Verpflegungsmehraufwand in der Einkommenssteuererklärung geltend machen zu können, muss man mittlerweile auch keine Bewirtungsbelege oder Kassenzettel in einem Schuhkarton aufheben, beruhigt Mira Link: „Grundsätzlich geht das nur noch über die Verpflegungspauschalen. Sollte vom Finanzamt eine Rückfrage kommen, weil es tatsächlich viele Tage sind. Sind im Bereich der Pflege die Einsatz- oder Schichtpläne oder auch die Auswertung aus dem Zeiterfassungssystem ausreichend.”

Bei baloop verzichten wir auf eine VMA-Zahlung. Zum einen möchten wir unsere zur Verfügung stehenden Ressourcen lieber darauf verwenden, unseren Pflegekräften ein höheres Gehalt zu zahlen. Außerdem haben unsere Pflegefachkräfte, vor allem jene im Work and Travel Modell, dadurch die Möglichkeit, den für sie höchstmöglichen VMA-Betrag über die Steuer geltend zu machen. Erfahre jetzt mit unserem Gehaltsrechner, was du als Pflegekraft in Zeitarbeit bei baloop verdienen kannst.

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