Hart verdientes Geld über die Steuer zurückholen? Was für viele nach nervigem Papierkram klingt, kann ganz einfach sein. Mit diesen Tipps geht die Steuererklärung für Pflegefachkräfte ganz einfach. Dafür haben wir die beiden Steuerberater Peter Lippert und Mira Link von der Steuerberatungsgesellschaft Becker, Zeiler & Partner befragt.
Arbeitnehmer können über die Steuererklärung vieles, was sie während oder für die Arbeit an Geld ausgegeben haben, geltend machen. Das betrifft auch medizinische Fachkräfte in Zeitarbeit. Diese Aufwendungen werden als Werbungskosten bezeichnet. „Einfach ausgedrückt sind das Grundsätzlich alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Beruf stehen und nicht durch den Arbeitgeber oder von anderer Stelle erstattet wurden”, fasst Peter Lippert kurz zusammen.
Eine Sache vorab: Grundsätzlich gilt für alle Arbeitnehmer der sogenannte Pauschbetrag für Werbungskosten – dieser liegt bei 1.230 Euro (Stand 2023). „Aufwendungen, die man geltend macht, bringen demnach nur eine zusätzliche Entlastung, wenn man den Betrag übersteigt”, erklärt Lippert.
Trotz dieses Pauschalbetrags lohnt es sich, die Werbungskosten in der Steuererklärung anzugeben. Denn Werbungskosten können in unbegrenzter Höhe geltend gemacht werden. Auch wenn der Pauschbetrag zunächst hoch erscheint, sammeln vor allem Zeitarbeitskräfte in der Pflege zahlreiche versteckte Werbungskosten an, die sie noch zusätzlich absetzen können.
Pflegekraft in Zeitarbeit: Fahrtkosten zur Arbeit von der Steuer absetzen
Vor allem für Menschen mit einem längeren Arbeitsweg fallen die Fahrtkosten zum Arbeitsplatz ganz schön ins Gewicht. Pflegekräfte, die fest an einer Einrichtung angestellt sind, können die sogenannte Pendlerpauschale von 30 Cent pro Kilometer (38 Cent ab dem 21. Kilometer) geltend machen.
Zeitarbeitskräfte in der Pflege haben in den meisten Fällen hingegen keine sog. „erste Tätigkeitsstätte”. Grundsätzlich ist die erste Arbeitsstätte jene, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist, erläutert Lippert. „Ist er nur vorübergehend einer Tätigkeitsstätte zugeordnet, handelt es sich dort um keine erste Tätigkeitsstätte.”
Pflegekräfte in Zeitarbeit können nur dann einer Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet werden, wenn sie von der Zeitarbeitsfirma nur dort für ein einzelnes Projekt angestellt wurden, wenn der Einsatz an derselben Tätigkeitsstätte über 48 Monate dauert oder sie laut Arbeitsvertrag „bis auf Weiteres” einer Tätigkeitsstätte zugeordnet werden.
Trifft keines dieser Merkmale zu, hat die Pflegekraft in Zeitarbeit keine erste Tätigkeitsstätte und jede Fahrt zur aktuell zugeordneten Einrichtung zählt als Auswärtstätigkeit, für die sie die Kilometer- oder auch Dienstreisepauschale (30 Cent pro Kilometer) von der Steuer absetzen kann. Vorteil der Reisekostenabrechnung sei dann, dass sie für den Hin- und Rückweg geltend gemacht werden kann und nicht nur den einfachen Fahrtweg, wie bei der Pendlerpauschale, verdeutlicht Steuerberater Lippert die Besonderheit.
Sollte die Zeitarbeitsfirma den Pflegekräften allerdings die Anfahrt zum Einsatzort erstatten, egal ob über Fahrtkosten- oder ÖPNV-Zuschuss oder durch die Bereitstellung eines Dienstwagens, können die Anfahrtskosten zur Arbeit natürlich nicht steuerlich geltend gemacht werden.
Verpflegungsmehraufwand (VMA) – Essenskosten steuerlich geltend machen
Ebenfalls mit der fehelenden ersten Tätigkeitsstätte verbunden, ist der sogenannte „Verpflegungsmehraufwand” (VMA). Da für Zeitarbeitskräfte in der Pflege jeder Arbeitstag am aktuellen Einsatzort als Auswärtstätigkeit gilt, können sie für auch eine tägliche Verpflegungspauschale von 14 Euro geltend machen, wenn sie mehr als acht Stunden von zu Hause weg sind (inkl. Fahrtwege und Pausenzeit).
Sollte die Pflegekraft in Zeitarbeit an einer Einrichtung eingesetzt werden, die so weit entfernt ist, dass ihr vom Arbeitgeber eine Unterkunft vor Ort gestellt wird, gelten die Arbeitstage als 24-stündige Abwesenheit vom ersten Wohnsitz. In diesem Fall können 24 Euro VMA pro Tag geltend gemacht werden.
In jedem Fall ist der VMA jedoch auf die ersten drei Monate an derselben Einrichtung begrenzt und kann erst wieder ab Ortswechsel an eine andere Einrichtung geltend gemacht werden. Sollte der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden eine Verpflegungspauschale gewähren, ist der VMA natürlich nicht oder nur noch anteilig von der Steuer absetzbar.
Arbeitskleidung von der Steuer absetzen
Wenn es um Werbungskosten in der Steuererklärung geht, denken viele oft an Arbeitsmittel oder Materialien. Während Menschen in Bürojobs und viel Homeoffice hier mit Bürobedarf punkten, haben auch Pflegefachkräfte in Zeitarbeit die Möglichkeit einiges an Aufwendungen für den Beruf von der Steuer abzusetzen.
So sieht es in Sachen Arbeitskleidung aus. „Im Bereich der Pflege ist das Thema Berufskleidung etwas Besonderes. Während etwa Blusen oder Sakkos nicht abgesetzt werden können, weil es keine typische Berufskleidung ist, ist es im medizinischen Bereich anders. Hier ist die Arbeitskleidung etwas Verpflichtendes”, betont Steuerberaterin Mira Link.
Während zwar viele Pflegeeinrichtungen dem Pflegepersonal Kasaks und spezielle Schutzkleidung stellen, können Zeitarbeitskräfte manchmal leer ausgehen. In einigen Fällen zwingt auch eine Materialunverträglichkeit oder ein unbequemer schnitt, der ein Arbeiten in der bereitgestellten Kleidung nicht möglich macht, zum Kauf eigener Berufskleidung. „Sowohl die Anschaffung als auch die Reinigung können als Werbungskosten abgesetzt werden – unabhängig wie häufig im Jahr oder wie viel das letztendlich kostet. Da ist nach oben keine Grenze gesetzt”, sagt Link.
Steuererklärung für Pflegekräfte - Arbeitsmittel absetzen
Werbungskosten, die etwa im Bereich der Altenpflege noch zum Tragen kommen können, sind Ausgaben für den Spiel und Bastelbedarf, gibt die Steuerexpertin zu bedenken. Sollten Pflegekräfte etwa auf eigene Kosten Spiele oder Bastelutensilien kaufen müssen, weil es die Einrichtungen nicht von sich aus stellen, können die Pflegekräfte das von der Steuer absetzen.
Welche Arbeitsmittel können Pflegefachkräfte in Zeitarbeit noch steuerlich geltend machen? Die wenigsten werden an dieser Stelle technische Geräte vermuten. Zu Unrecht, wie Mira Link erklärt: „Das Handy wäre denkbar, ebenso ein Tablet. Beide Geräte sind als Kommunikationsmedien zur beruflichen Abstimmung und Erreichbarkeit erforderlich.” Sollte man jedoch nur ein Mobiltelefon besitzen, das man sowohl für den privaten als auch für den beruflichen Gebrauch nutzt, sei sicherlich nicht die gesamte Kaufsumme rückerstattungsfähig – sondern vielleicht zwischen 20 oder 50 Prozent.
Weitere technische Geräte wie zum Beispiel der Laptop müssten da im Einzelfall beurteilt werden, fügt Peter Lippert der Erklärung hinzu. Dieser könne unter Umständen ebenfalls anteilig geltend gemacht werden, wenn man etwa eine berufsbegleitende Fort- oder Weiterbildung macht, die beruflich veranlasst ist.
Bildungskosten von der Steuer absetzen
Berufliche Fort- und Weiterbildungen sind ein gutes Stichwort. Auch hier haben Pflegekräfte die Möglichkeit, jegliche Kosten dafür von der Steuer abzusetzen – das betrifft nicht nur die Teilnahmegebühr.
„Wenn der Arbeitgeber teilweise die Teilnahmegebühr an der Fortbildung bezahlt, entstehen gegebenenfalls noch andere Kosten. Zum Beispiel Reisenebenkosten, eventuell Übernachtungskosten, Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Verpflegungsmehraufwendungen oder auch Fachliteratur. Also alles, was der Arbeitgeber nicht erstattet und beim Arbeitnehmer aus seinem Geldbeutel weggeht, das kann er als Werbungskosten geltend machen”, fasst Lippert zusammen.
Für Fortbildungen, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit erfolgen, gibt es keine Grenze für erstattungsfähige Kosten, fügt Link dem hinzu. „Eine Fortbildung, die nichts mit der beruflichen Tätigkeit zu tun hat, ist dann aber bei 4000 Euro gedeckelt. Das hat allerdings nichts mit den Anlagen in der Steuererklärung zu tun, sondern dafür gibt es einen Mantelbogen für Sonderausgaben über kosten für die berufliche Weiterbildung”, erläutert die Steuerexpertin.
Es kann sich für Pflegekräfte also durchaus lohnen, die Steuererklärung ernst zu nehmen und nach versteckten Kosten mit der Möglichkeit zur Geltendmachung Ausschau zu halten. Eine Sache muss jedoch stets beachtet werden, mahnen die Steuerberater Lippert und Link. Es darf nur das geltend gemacht werden, was nicht vom Arbeitgeber bereits übernommen oder gestellt wurde. Auch wenn mittlerweile vieles über Pauschalbeträge geregelt ist, lohnt es sich im Zweifel diverse Nachweise wie Schichtpläne oder den ein oder anderen Kassenzettel aufzuheben, sollte das Finanzamt doch einmal Nachfragen zu bestimmten Angaben haben.
